環境‎ > ‎Google Apps‎ > ‎

Google Apps 利用例1

コミュニケーションや記録の手段が電子化されていることが当たり前のように感じられるようになってきた昨今では、 同じ集団の利用者が多場所からアクセスが可能であり、同じ情報を閲覧できる環境があれば非常に便利です。 ポイントとしてはメールと掲示板は最低限欲しいところです。 まず、メールについてですが、Google Apps では GMail と同等の機能を独自ドメインで利用できるようになりますので、 どのPCや環境携帯端末からでもWebメール経由でメールのやり取りが行えるようになります。 また、アカウント管理の中にグループ設定が用意されており、グループに対象のアカウントを追加するだけでメーリングリストを利用することができるようになります。 次に掲示板についてですが、 Google Apps では掲示板そのものは提供されていません。 しかし、Google Site に掲示板に似た機能が実装されていますので、Google Siteをグループ単位に割り当て、 うまく利用することで情報をやり取りする場として利用することができます。 また、グループに割り当てられたSite そのものを活動の成果物と定義しグループメンバー以外にも公開することで、 活動の成果をドメインユーザー全員で共有することができるようになります。 環境としては十分要件を果たしています。実際の運用では掲示板を情報の共有場所として、 メーリングリストを履歴の必要がないやり取りの手段とします。 活動を行っていく中で得られた有益な情報ややり取りの中で結論が出た場合は、活動のまとめとしてサイトを構築していく流れになります。

やり取りを行った履歴があればいいのでは?
掲示板のみもしくはメールの履歴のみをナレッジベースとして運用しようと考えると、多くの場合は頓挫します。 これは、最初からやり取りをこまめに閲覧している人には有益な場所であっても、 最初からやり取りを閲覧できなかった人にとっては面倒な場所としか感じられないという不思議な現象が起きてしまうからです。 私の経験から情報が欲しいと思ってから30秒以内に得られなければ、殆どの人がその場を利用しなくなります。 最初からやり取りをこまめに閲覧していた人は頭の中に話の流れやキーワードが残っており、 自分が欲しい情報がどこにあるのかおおよその見当が付きますが、最初からやり取りを閲覧できなかった人にとっては情報が何もないため、 何度も検索を行わなければならなくなり、非効率感から面倒な場所と感じてしまうのです。 掲示板は情報の開示とやり取りを行うことを目的とし、そのまとめを行う場を別途置くことで、 多少手間はかかりますが後々有益な情報源にすることができます。

顔を合わせて行うミーティングの時間を活用
普段から顔を合わせ、本務で行っている内容であればよいのですが、そうでない場合は、 ミーティングや休憩時間を利用して、やり取りの履歴を話題として会話を交わすことで興味や新発見といった思考の範囲を広げやすくなります。 また、合わせてやまとめサイトにどういった項目を追記する必要があるかについても決めておくとスムーズにまとめサイトが構築されていきます。