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Google Group

このサービスは今はやっているTwitterの元祖だと思う。グループはGoogle Account を持っていれば自由に利用することができる。グループを作成して議題を決めてディスカッションを行うことが可能となり、記憶ではなく記録にのこり、時間を問わず返答できるので企業内で利用していくには非常に重宝する。忘れてはいけないのが結果をまとめてGoogle Sitesに記録しておくことだ。議題と経緯が記載されていても結果が何か探さなくてはならないのは非常に効率が悪い。このサービスは過程を担い、結果はGoogle Sitesが担うといった使い方になる。

どうしてもスケジュールの調整が付かない場合や、急いではいないが隙間時間で進めていきたい議題について意見を交わすことができる。また、共有エリアに記録を残せるので他の案件に埋もれる頻度は軽減される。やり取りの内容は記録を閲覧すれば把握することができるが、量が多くなると結果を中々見つけれない状況に遭遇するので、ディスカッションが終了した時点で「議事録」として内容をまとめたページを必ず作成しておくことが重要となる。Google Group でも行うことができるが、Google Apps でもディスカッションは実現できそうなので今回はそちらで話を進めていきたい。

ページのテンプレートとしてブログが用意されている。このブログを利用することでディスカッションを行うことができる。
  1. 「ページを作成」から「お知らせ」を選択しブログページを作成する。
  2. 作成したブログのページはこのページが何のディスカッションのページであることがわかるような記載をする。
  3. ディスカッションしたい議題を投稿する。議題に対し他の人はコメントで返答をすることになる。
閲覧権限を任意のグループ内に設定することでグループ毎のディスカッションを設定できるほか、外部へ非公開とすることで企業内でも充分利用していくことができる。また、「その他の操作 ▼」から「ページの変更通知を受け取る」を選択しておけばコメントの追加があれば追加された内容が送られてくるので、メールアドレスの設定で「転送」の設定をしていれば携帯で変更通知を受け取ることもできる。

Google Site を利用してディスカッションをした場合も必ず結果をまとめておく必要がある。トップの議題ページにまとめた内容を掲載しておけば閲覧がスムーズに行えるはずだ。