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カレンダーを使う

Google Apps にはスケジュールを管理するためのカレンダーが提供されています。このカレンダーは自分のスケジュールを他の人と共有することもできます。imomushi.com ではカレンダーの機能を利用していくうえで、管理者が「会社カレンダー」を提供することを推奨しています。こうすることにより、年末年始、ゴールデンウィーク、お盆といった休暇情報を簡単に展開することができるほか、特別な行事の広報や書類の提出期限を知らせることもできます。スケジュールの共有は組織的な活動を行っていくうえで非常に重要な役割を担います。このスケジュールを効率よく管理していくためのサービスが Google カレンダーです。

カレンダーは特別な操作を必要とせず利用していくことができるサービスです。「どこでもお気に入り」に「カレンダー」のリンクがありますのでクリックします。クリックすると左の画像ような画面が表示されます。カレンダー部分の上部に「日、週、月」のボタンが配置されています。このボタンを押下すると表示スケールを変更することができます。

カレンダーにスケジュールを追加
カレンダーをクリックするとスケジュールの追加ウィンドウが表示されます。スケジュールの内容を入力ボックスに入力して「予定を作成」ボタンを押下します。これで予定が追加されました。スケジュールの時刻は1時間単位で登録されます。細かく設定する場合はもう一度クリックして「予定の詳細を編集」をクリックします。画面が切り替わり詳細情報を変更する画面に遷移します。

スケジュールは日をまたいで作成することもできます。カレンダーは自分だけで利用することでも十分な効果を感じることができると思いますが、同プロジェクトメンバーやチームといった単位で共有することで更に高い効果を感じることができます。また、こっそり家庭行事のカレンダーを作成しているとブッキングを避けることや仕事に夢中で大切な日を忘れてしまうことも抑制してくれます。でも決して共有しないようにしましょう。


複数のカレンダーの作成
複数のカレンダーを作成することができます。複数のカレンダーを作成してもひとつの画面で重ねて表示できるうえ、色を変えて表示することができるので視覚的にスケジュールを把握することができます。複数のカレンダーの使い分けとしては、プロジェクトや活動種別といった区分で行うと都合がよさそうです。また、共有する情報とそうでない情報の切り分けにも利用できるので適度に使い分けるといいのですが、最初はひとつのカレンダーだけで管理していき、次第にカレンダーの種類を増やしていくと自分に合った使い分けを行うことができます。

カレンダーを作成するには、画面左側に配置されているマイカレンダーの「追加」をクリックします。画面が切り替わりカレンダーの追加画面に遷移します。カレンダーを作成するのに必須となる項目はカレンダー名のみですが、共有設定は正しく設定しておく必要があります。デフォルトではだれにも閲覧されない状態です。共有したい場合は画面下側に配置されている共有設定で任意に設定を行います。

カレンダーを追加する
既に誰かが作成しているカレンダーを自分のカレンダーに重ねて表示することもできます。画面の左側に配置されている「他のカレンダー」の部分で他の人が管理しているカレンダーを管理することができます。「追加」から追加する手段を選択します。「おすすめのカレンダーを検索」は特に利用できる情報はあまり気にする必要はありません。「同僚のカレンダーを追加」ではメールアドレスを入力することでメールアドレスの宛先が公開しているカレンダー情報を追加することができます。「URLで追加」ではXMLやiCalといったフォーマットでカレンダー情報を公開しているサイトから情報を取得することができます。「カレンダーをインポート」ではファイルをインポートすることができます。公開されていたりインポートできる情報は多く公開されていますので、自分に有益であるカレンダー情報をインポートして多様な情報をもとに話を進めていきましょう。

予定を忘れないために
カレンダーに追加した予定の予定時刻前にメールで知らせてくれる機能があります。この機能を利用することにより、大切な打合せや来客予定を失念してしまうことは無くなります。この機能は予定を登録するときや予定の編集から設定することができます。

Googleでもわかりやすい使い方について公開しています。