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セキュリティを配慮した添付

メールで個人情報や会社の機密情報をやり取りするのは危険ということで、セキュリティを配慮してこれらの情報を送付する際には添付ファイルにパスワードをかけて送ることがあります。今回はパスワードを設定したファイルをメールに添付して送る方法について記載したいと思います。

パスワード付きの圧縮ファイルを作成する - 今回使用する圧縮ツールは WinRAR です。このツールは有料で提供されていますが、安定度、圧縮率、操作性に優れているため、imomushi.com では WinRAR を推奨しています。パスワードを付けた圧縮ファイルを作成するには圧縮したい対象ファイルを右クリックし、ポップアップメニューから「書庫に圧縮」を選択します。オプションダイアログが表示されるので、「高度」タブの右側にある「パスワード」を設定します。ただ、パスワード付きのファイルをWinRAR で作成する際は、圧縮形式をZIP とするか、自己解凍型の圧縮ファイルとしなければ、相手側で開けない可能性が出てきますので注意が必要です。

パスワードを何にするのかは非常に重要な項目になります。送信先の相手以外にはわからないパスワードを設定しなければパスワードを設定する意味はありません。例えば次に挙げる項目は意味が無いパスワードの付け方になります。
  • 自分の会社の電話番号 - 署名欄に自分で記載していたり、HPで公開していたり、何らかの理由によりネット上で検索が可能となっていたりするため、パスワードとして使用するのに相応しくない値です。
  • 自分の携帯電話番号 - 自分でコンタクトを取る先は自分で思っているより自分の情報を多く持っているもので、自分の携帯番号を設定して誤送信した場合は、簡単にパスワードを知ることができてしまうため、パスワードとして使用するのに相応しくない値です。imomushi.com が推奨しているパスワードの設定としては、相手の携帯電話番号の下4桁~8桁です。これなら、誤送信をした際でもメールを不正に閲覧された場合でも、添付ファイルのパスワードを知る可能性は非常に低くなります。また、受け取った側も自分の携帯番号になるのでわからないことはありません。

もうひとつ気をつけなければならない点はIDやパスワードを記載したメールを添付ファイルと同じメールで送付してはいけないということです。添付ファイルの本文にパスワードが記載されていれば受け取った人は必ず添付ファイルのパスワードを知ることができます。

メールへの添付は他の添付と同じ - メールへの添付方法は他のファイルをメールに添付する場合と同様の操作で行うことができます。