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メールに添付する際はPDF ファイルでお願いします。

メールに添付して送付することを指定される機会が多くなってきています。今回はメールへ添付が可能なファイルの中でもPDFでの添付について記載したいと思います。
  • PDFファイルを作成するPrimoPDF - PDFを作成するツールはさまざまですが、今回はPrimoPDFを使ってPDFファイルへ変換します。PrimoPDFはフリーウェアとして公開されている無料で利用可能なツールです。ワードやエクセルといったツールでドキュメントを作成して、印刷先をPrimoPDFにすることで変換が行われます。難しいオプションの設定やインストール時のセットアップは不要で、日本語化されたものも配布されているので容易に導入することができます。
  • PrimoPDFをセットアップする - 公式サイトやその他の配布サイトからインストーラーをダウンロードして実行します。PrimoPDFをセットアップするには予めMicrosoft .NET Framework 2.0 以上がセットアップされている必要があります。これはMicrosoft から無料で提供されているプログラムで公式サイトからダウンロードが可能です。セットアップされていない場合はインストール時にMicrosoft .NET Framework 2.0 以上のインストールを促すメッセージが表示されます。既にセットアップされている場合には何も関連するメッセージは表示されません。インストール時のオプションは適時変更してください。特別注意しなければならない項目はありません。
  • PDFファイルを作成してみる - ではエクセルで作成されたファイルをPDFに変換してみたいと思います。PDFに変換したいファイルを開き、印刷に使用するプリンタで「PrimoPDF」を選択します。このまま印刷を開始することでPrimoPDFに変換用の情報が送られ、PDFが作成されます。PDFの作成には少々時間がかかりますが、印刷時に自動的にPrimoPDFが起動します。PrimoPDFが起動したら保存先を指定し「PDFの作成」ボタンを押下することでPDFファイルが作成されます。
  • メールへの添付は他の添付と同じ - メールへの添付方法は他のファイルをメールに添付する場合と同様の操作で行うことができます。尚、Google Apps で提供されている Gmail ではPDF 形式の場合、サムネイル表示されるので、どういった内容のものを送ったのか、視覚的に把握することもできます。