環境‎ > ‎Google Apps‎ > ‎

メールを使う

仕事に私生活にあらゆるところに広がった電子メール(eメール)ですが、いままでのように利便性を求めるだけでなく、利用出来なければサービスを受けれない仕組みまで出てきています。ここではこのメールについて記載していきたいと思います。

メールは Google Apps の標準機能として提供されている Gmail を独自ドメインで運用することになります。これは、いままで Google 社が培ってきたメール環境を自社のメールサービスかのように利用していける仕組みを提供しているために実現できていることです。従来のメール技術では、メールを閲覧するソフトを用意して設定を行い、インターネットに接続することでメールを閲覧できていましたが、 Google Apps のメール環境では、メールを閲覧するソフトを用意する必要も設定を行う必要もありません。また、メールを閲覧するソフトは利用しているパソコン本体に受信したメールを保管する仕組みが殆どですが、Google Apps のメール環境はパソコンにメールを受信しません。この設定を変更することもできますが、メールソフトにより設定方法はさまざまで、ある程度の慣れがないと間違った設定となりやすく、大切な情報を誤って削除し兼ねませんので注意が必要なのでここでは割愛します。パソコンにメールを受信しない仕組みのメリットは非常に大きく、パソコンが壊れても受信内容を失わずに済むことや、どのパソコンから見ても同じ内容を閲覧できることが挙げられます。どのパソコンからでも同じ内容のメールを閲覧したり送信したりすることができる点をもう少し発展させると、スマートフォンからでもパソコンで閲覧している内容と同じメールを閲覧することができます。社内のみではなく、出先でも同じメールを閲覧することができ、メールを送信できる仕組みが Google Apps で提供されているメール環境です。

どこでもお気に入りにログインして「メール」という文字をクリックします。Gmail が表示されます(ログインを求められた場合はログイン用のアカウントとパスワードを入力してください)。これがメールの閲覧環境であり、送信するための環境になります。最初に Google から 何通かメールが届いていると思います。メールが届いているとこのように画面の中央に一覧で閲覧することができます。一度読んだメールのことを「既読メール」、まだ見ていないメールのことを「未読メール」といい、未読メールに関しては太字で表示されます。

メールの内容を閲覧したい場合は、メールの一覧部分をクリックします。画面が切り替わり、メールの内容が表示されます。ボタンが並んでいる左側の「受信トレイに戻る」をクリックすると先ほどの受信したメール一覧を表示していた画面に戻ります。

画面の左側にメニューとして表示されている項目について説明します。該当メニューのなかで未読メールがある場合はメニューの右側にカッコで対象メール数が表示されます。このメニューに表示される項目は設定により変更することができますが、今回はメニュー項目についての説明は割愛します。また、ここに記載されている内容が画面上にメニューとして表示されていない場合もありますが、メールを受信したり、送信したりする今回は「メールを作成」と「受信トレイ」、「送信済みメール」、「すべてのメール」、「ごみ箱」しか使用しませんので気にしないでください。
  • メールを作成 - メールを作成する画面を表示するためのリンクです。このリンクをクリックすることでメールを作成して送信する画面に切り替えることができます。このリンクは新たにメールを送信する際にのみ利用することとなり、受信したメールに対する返信や転送については受信したメールを閲覧する画面から行うことになります。
  • 受信トレイ - 受信したメールを一覧で閲覧する画面を表示するためのリンクです。このリンクをクリックすることで受信したメールを一覧表示でき、一覧表示されているメールをクリックすることでメールの内容を閲覧することができます。この受信トレイは用途によってラベルを付けることができ、受信したメールを自動的に分別して管理することができるようになります。このラベル機能についてはまたの機会に説明したいと思います。
  • スター付き - 重要なメールとして「スター」扱いとしたメールのみを表示する画面に遷移するためのリンクです。この「スター」というのは、受信したメール内容によって任意に割り振ることができる付箋のようなもので、この付箋のついたメールをまとめて一覧表示をするための画面です。
  • 送信済みメール - 送信したメールを表示する画面に遷移するためのリンクです。あまり見ることはありませんが、送った内容を再度確認したい際に利用します。
  • 下書き - メールは作成したが送信していないメールを表示する画面に遷移するためのリンクです。この機能は、まだ送る必要は無いが、作成できるときに作成しておこうとした際に利用します。この機能を利用することで時間を有効に利用することができるようになりますが、あまり利用しない機能でもあります。
  • すべてのメール - 受信トレイに表示される受信したメールや自分が送信したメール、迷惑メールとして処理されたメールといったすべてのメールを表示する画面に遷移するためのリンクです。この機能もあまり利用することはないので詳しくは割愛しますが、注意が必要なのは、時折重要なメールが迷惑メールとして処理されている場合です。「迷惑メール」として処理されたメールについてはこの機能から閲覧するか、「迷惑メール」の機能から閲覧するかしかありません。
  • 迷惑メール - インターネット技術を不正に利用していたドメインやメールアドレスからのメール、多数の人が迷惑メールとして処理しているメールアドレスからのメールは自動的に迷惑メールとして処理されます。送ってきた相手が誤って迷惑メールとして処理された場合には会話の「ネタ」として利用しましょう。
  • ごみ箱 - 不要になったメールを削除した際、メールははじめにごみ箱へ移動されます。このごみ箱に入っているメールは30日後に自動的に完全削除される仕組みになっており、30日以内であれば削除を取り消すことができます。もし誤って削除してしまったら速やかにもとに戻しましょう。
メールを送る
では、早速メールを送ってみたいと思います。画面左側のメニューから「メールを作成」リンクをクリックして作成画面に遷移します。画面には入力する欄が縦に3つ表示されていると思います。「To:」、「件名:」、「<タイトルなし>」ですが、それぞれ次のような内容を入力する欄になります。
  • To: - メールの宛先を入力する欄で、ここに送信したい相手のメールアドレスを入力します。複数の宛先に送りたい場合はカンマ区切りで入力します。この欄への入力は大変ですので、一度送った相手やコンタクトを取っている相手、連絡先として登録している相手に関しては候補が表示されます。宛先にはToの他にもCcやBccといった分類があります。「To」は宛先です。この人に向けてメールを送りたい。といった際に使用することになり、Toが未設定のメールは送ることができません。Ccはメールのやり取りを伝えたい人(上司やプロジェクトメンバー)がいる場合に設定します。Ccに自分のアドレスが設定されているメールを受信した際は無理に返答を行う必要はありません。Bccは相手に送信した宛先として見ることができないアドレスになります。良い意味で使われることはあまりないので説明は割愛します。
  • 件名: - メールのタイトルを入力する欄になります。この件名はメールを閲覧するソフトでは一覧表示に利用されますのでメールの内容がどういった内容のものなのか相手にわかるように短い1文で表現しなければなりません。よく使われるのは「○○の件について」という表現方法です。
  • <タイトルなし> - メールの本文を記載する欄になります。
今回は自分で自分宛てにメールを送ることにしたいと思います。最初に「To:」へ自分のメールアドレスを入力します。次に「件名:」へ「未来の自分へ」と入力します。本文として「がんばれ!!」と入力します。入力ができたら「送信」ボタンを押下します。これでメールの送信は完了です。

受信したメールを閲覧する
メニューから「受信トレイ」をクリックします。受信トレイには自分宛てに送られてきたメールが一覧で表示されます。前項で自分宛てにメールを送っていると思いますので、そのメールが来ているか確認してみましょう。メールが正しく遅れている場合は一覧にメールが表示されていると思います。そのメールをクリックしてみてください。一覧で表示されているメールをクリックすることでメールの本文を閲覧することができます。

受信したメールに返信する
受信したメールに返信を行うにはメール本文右上もしくは左下に表示されている「返信」をクリックします。クリックすると画面に入力欄がひとつ追加で表示されます。この欄に返信文を入力することになります。この際、送られてきたメールの内容は引用ということで文の先頭に”>”が付加され返信文と合わせて送信されます。送りたくない場合は選択して削除してください。入力が終わったら「送信」ボタンを押下します。これで受信したメールの送り主に返信文を送信したことになります。

その他
Google Apps のメール環境は Gmail をベースとして提供されています。よって、 Gmail で提供されているテーマをそのまま利用することができるようになっています。テーマを変更しても機能的に何かが変わる訳ではないので、自分の好みに合わせて、気分転換を兼ねて、テーマを設定してみてもいいかもしれません。画面の右上にある「設定」というリンクをクリックし、画面が切り替わったら右の方に表示されている「テーマ」をクリックします。選択可能はテーマが表示されるので、任意のテーマをクリックすることで摘要されます。