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メールへ自動的に署名を追加する

メールでやり取りを行っていると稀にメール本文の最下部に会社名や自分の名前、電話番号やメールアドレスが記入されていることがある。メールのやり取りではこれらを「署名」と表現している。Google Apps で提供されているメール環境にもこの署名機能が実装されており、簡単に設定することができるので、今回はこの署名の作成について記載したいと思う。

1.メールの画面を開く
メールに関する設定はすべてメール画面の右上にある「設定」をクリックすることで行える。まずはこの「設定」をクリックして設定画面を開きます。


2.「全般」の中段にある「署名」を探し、署名文を作成する
署名の欄に入力欄が用意されています。ここに署名文を記入します。この署名のフォーマットに決まりはなく何を書いても構いません。一般的には会社の名前、住所、郵便番号、電話番号、ファックス番号、ホームページアドレスと自分の部署、名前、メールアドレス、携帯電話番号を記載している場合が多いようです。中には会社のPRを一文入れていたり、その他関係しているURLを記載することもあるようです。作成できたらこの画面の一番したにある「変更を保存」ボタンを押下する。


3.確認してみる
メール作成画面を表示すると署名欄に入力した情報が最初から表示されているのが確認できると思います。これで署名は完了です。署名に関してはフォーマットが決まっていませんので、インターネットで「署名 サンプル」などと検索してどういった署名をしているのか確認してみるといいと思います。