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受信したメールを自動的に分類する

Google Apps で提供されている Gmail には「フィルタ」と呼ばれる自動分類機能が実装されています。この機能が何をするのかというと、メールのやりとりも利用数が多くなってくると受信ボックスにさまざまなカテゴリのメールが飛び込んできます。このメールを自動的にカテゴリ分けを行い、効率よくメールを閲覧することをサポートする機能で、ラベルを自動的に付与したり、受信ボックスに残さず削除したりすることができます。この機能の使い道としては、仕事とプライベートを切り分けることや顧客ごとにラベルを付与すること、プロジェクトごとにラベルを付与することに利用することができます。

フィルタを作成する
ここでは特定の人物からのメールにラベルを付与することを例に話を進めていきます。フィルタを作成するには画面上部に表示されている検索ボタン右の「フィルタを作成」をクリックします。「from」に処理したいメールアドレスを入力して、「次のステップ」をクリックします。「ラベルを付ける」のコンボボックスをクリックして「新しいラベル」をクリックします。任意にラベル名を入力して「OK」ボタンを押下します。最後に「フィルタを作成」ボタンを押下することでフィルタが作成され、以後送られてくるメールに対しラベルの付与が自動的に行われるようになります。

受信したメールからフィルタを作成する
フィルタの作成は上記のように作成することもできますが、届いたメールを基に作成することもできます。既に受信しているメールを開き、上部に配置されている「その他の操作」ボタンを押下します。ドロップダウンされたリストの中に「メールの自動振り分け設定」があるのでクリックします。受信したメールの送信アドレスがfromに設定され前項のフィルタ作成画面に遷移します。「ラベルを付ける」の右にあるコンボボックスから「新しいラベル」を選択してラベルを作成するか、既存のラベルを選択します。「このフィルタを下記の 1 件のスレッドにも適用する」にチェックを入れて「フィルタを作成」ボタンを押下します。