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ファイルをメールに貼り付けて送付する

電子メールでやりとりできるのは自分で入力した文書だけではありません。作成済みの画像やその他のファイルをメールに貼り付けて送信することができます。入力した文書以外にメールに貼り付けるファイルのことを添付ファイルと表現することが多いです。この添付ファイルの機能を利用すると便利ではあるのですが、気をつけなければならない点もいくつかあります。今回は添付ファイルのやり方と主な注意点について記載します。

ファイルの添付
まずは送信するメールの本文を作成します。本文を作成したら、エクスプローラーを開いて添付したいファイルをドラッグします。ドロップ先はメールの「件名」の部分です。ファイルをドラッグして移動させていくと「ここにファイルをドロップ」と表示してくれるので、そこにドロップします。ファイルをドロップするとプログレスバー(進捗率を示すバーグラフ)が表示され、アップロードが自動的に開始されます。大きなファイルの場合は多少時間がかかります。アップロードが完了するとファイル名が表示されます。一度アップロードしたファイルを削除したい場合は、ファイル名の左にあるチェックボックスのチェックをはずしてしばらく待ちます。一定の時間が経過すると自動的に添付が解除されます。これでメールを送信すると相手に添付したファイルが送られます。

添付時の注意点
  • メールの送信容量制限 - 電子メールには使っているメールサービスによってメールのサイズ制限が設けられている場合があります。これはメールサーバーへの負荷を低減させるために設けられているもので、Google Apps のGmail ベースでは20メガバイト(MBytes)まで(正確には添付ファイルの上限サイズを参照)送受信することができます。通常のファイルをやり取りするレベルでは問題のない制限です。上限を超えるようなファイルをやり取りしたい場合は添付ファイルを分割して送信するか、サイトからのダウンロードするか別の方法を利用する必要があります。
  • 相手にも開くためのアプリケーションが必要 - 自分の環境で閲覧可能なファイルでも相手が見れない可能性があります。閲覧に使用しているアプリケーションを相手も持っていることを確認して送信する必要があります。相手が持っているかどうかわからない場合は誰でも閲覧可能な形式に変換して送ると気にする必要がなくなります。
添付ファイルを送る時の工夫
  • セキュリティ - セキュリティについて多く叫ばれる昨今では添付ファイルとして送信するファイルに個人情報が含まれている場合が多いです。こうしたファイルをそのまま添付して送ることは、メールの仕組みの関係や、相手の環境により避けた方がよいとされています。一般的にはパスワード付きの圧縮ファイルを作成してこの問題を回避しています。パスワード付きの圧縮ファイルはさまざまな圧縮解凍ツールで行うことができます。imomushi.com では WinRAR を標準として定めています。パスワードに設定するキーワードは特定の人にしかわからない内容にする必要があります。決して本文にパスワードを記載して送ってはいけません。例えば受信相手の携帯番号下4桁や、会社の郵便番号、これらの末尾に送信月を付加したものがよく利用されています。
  • PDFファイル - たまにWindows を終了できなくなるのであまりお勧めはできないのですが、多く使われている技術ですので紹介しておきます。PDFファイルは閲覧ソフトが無料で提供されており、インストールされている可能性が非常に高い形式です。送信するファイルをPDFファイルに変換してメールに添付することで送信相手が閲覧用のアプリケーションを持っているかどうかを確認する手間を省くことができます。